收货和库存控制

政策

学院的政策是遵守RCW和WAC的所有管理规定 接收和盘点大学资产概述在胶卷暗盒国家行政 和会计手册(S.A.A.M.).

所有学院财产仅可用于学院的正式活动.  资产可能不会 不得借予其他机构使用，亦不得供学院职员个人使用 使用.

目的

收货和库存控制的目的是提供对货物的问责制 收集和维护学院的资产和固定资产所需的信息 编制财务报表的制度.

这项政策适用于谁

这项政策适用于所有澳门威尼斯人在线赌场的员工、学生和社区 使用国家资源的成员.

参考文献。

RCW 43.19.1917年国有设备记录

S.A.A.M. 第三十章-资本资产

定义

资产的附属品或附属物 -具有以下条件的单位或设备:1)资产价值超过5000美元(5,000美元)，2)增加 现有资本资产的使用年限;3)不能取代原有资产. 这些物品必须进行购买、转移、编码、记录、标记和盘点 在本办法规定的固定资产系统内.

管理员 -被授权代表学院部门批准采购的人员 并有权重新分配或剩余资产.

资产价值 -资产的购置成本(1)在计算时不考虑交易免税额 2)包括税费，安装和/或校准费用，3)运费和4)教育费用 其他折扣也考虑在内了.

资本资产 -项目或设备:1)资产价值超过五千美元($5,000) 使用寿命为一年或一年以上，并且3)法律上认为是真实的或个人的 财产. 这些物品必须进行购买、转移、编码、记录、标记和盘点 在本办法规定的固定资产系统内.

的资产 —由学院部门建造供学院使用的物品或设备. 这些物品 是否应编码为设备五千美元($5,000)，2)使用寿命一个 如果制造费用被作为资本或非库存处理，则更多 如上所述的资产. 建筑中使用的所有劳动力、供应品和材料 应该考虑资产价值吗. 制造商必须通知接收人员 对物品进行编码、记录、标记并尽快编制库存输入表 完成.

固定资产制度 -用于记录和核算所有资本资产的盘存系统.

礼物- - - - - - 一个资本，小而有吸引力的或非库存资产收到没有任何大学 费用. 澳门威尼斯人在线赌场基金会必须正式接受所有申请 捐赠，包括为某一特定地区或目的指定的礼物. 塔科马市 社区学院基金会应书面通知采购办公室 捐赠要包括物品的描述，接收单位，地点，价值 礼品、捐赠人姓名及收到日期. 该资产应视为资本; 小而有吸引力的或如上所述的非库存资产. 的值 赠与应当视为资产价值.

库存资产 -项目或设备:1)资产价值低于五千($5,000)美元;2) 使用寿命超过一年的不符合资本资产的定义. 这些物品必须按照各部门的内部程序进行盘点.

财务管理办公室(胶卷暗盒) ——负责监管国有资产的华盛顿州机构.

财产 -任何属于学院的资产、材料、设备或供应品.

财产托管人 -由部门管理员指派维护部门财产的人员 在一年两次的盘点中，与指定的盘点检查员一起盘点.

小而有吸引力的资产- 武器、火器及所有物品在商品类别代码主要组别为10XX 价值低于五千美元(五千美元)的资产.

剩余财产 -任何不能使用、过时或过剩的学院资产、材料、设备或用品; 有标签的和没有标签的，不管这个项目是不是大学的一部分 固定资产制度.

转移资产 -从其他政府机构(联邦、州或地方)接收的物品或设备 (通常运费是唯一的现金支出)应作为资本，小 以及如上所述的有吸引力的或非库存资产. 成本显示在 转让文件应当视为资产价值.

过程

金融服务总监负责开发和管理 物业管理流程和固定资产系统的数据完整性.

每一位署长或其代表负责制订程序，以 对所有资产(库存和非库存)进行物理控制和维护 采购并分配给他们的部门.

金融服务人员负责:

• 固定资产系统中固定资产的盘点记录和维护;
• 准备资产盘点报告;
• 协调两年一次的实物清查和
• 核对财产库存和财务记录

 

接收、标记和交付财产:所有材料采购应由学院的接收部门接收.  学院对所有交付的财产负责.  校园接收 运营负责:

• 向资讯系统职员提供与资讯科技有关的资料.  信息系统工作人员负责交付和安装所有信息技术 (IT)相关属性.
• 将非信息技术相关的物品交付给订购部门 除非委派给其他人.
• 除非授权，否则在将所有资本资产交付给部门之前都要进行标记 到另一个领域. 接待人员负责分配和永久接待 在这些资产上粘贴大学库存标签和其他识别标记 适当的.  将协调直接向场外中心交付资本资产 与收货部合作，确保物品有适当的标签.  大学清单 标签编号必须在设备盘点输入表上注明，以便录入 固定资产制度由金融服务.

遗失或被盗财物如遗失财物，管理员或其代表必须通知校园 公安机关应当注明失物及其失物情况 物品丢失或被盗. 一名公共安全官员将按要求完成报告 并通知行政服务副总裁，如果是首都 资产，金融服务部门.  在调查结束后， 校园公共安全办公室将把案件报告的副本转交给副校长 行政事务处局长，受影响的署长，在首都的情况下 资产，金融服务部门.

如果有明显证据表明某项资本资产被盗，采购经理应立即通知 应在内部准备和提交GA表格267A，包括任何备份材料 加上公共安全部的案件报告. 通知国家审计员 如有需要，将由副总统担任办公室、风险管理和司法部长 行政服务总裁.

小而有吸引力的资产:  胶卷暗盒要求每个机构进行风险评估(包括财务和运营) 对机构的资产进行评估，以确定那些特别有风险或脆弱的资产 损失.  经认定不符合州对资本定义的资产 资产被认为是小而有吸引力的资产.

胶卷暗盒至少要求在商品类代码主组中描述的所有项目 1005-1095定义为武器，火器，信号枪和配件将被考虑 作为小而有吸引力的资产进行管理.

澳门威尼斯人在线赌场在决定哪些资产时考虑了几个因素 应该被列入小而有吸引力的资产类别吗. 

第一个问题是，追踪物品是否会抑制盗窃行为.  经确定，在大多数情况下，标签项目本身不一定是必需的 防止被盗. 

其次，标签是否能让丢失或被盗的物品更容易被识别?

第三，价值低于5,000元的资讯科技相关及电子设备 使用寿命相对较短，经常更换而不是维修.

学院确定了原始购买物品的标签和库存成本 不到5000美元的成本超过了收益.

由于这个考虑，澳门威尼斯人在线赌场将标签，输入到 固定资产清查制度，只管理商品类别内的资产 代码主要组1005-1095被认为是小而有吸引力的，如所要求的 胶卷暗盒.  包括在这类商品中的资产的例子如下: 采购产品火器，信号枪和配件.

金融服务将每年审查和更新这一程序，以确定是否 技术或盗窃经验的变化可以保证包含任何额外的资产 小而有吸引力.

每一位署长或其代表负责制订程序，以 对所有资产(库存和非库存)进行物理控制和维护 采购并分配给他们的部门.  程序可能包括签收表格、 资产清单、锁柜等.

盘点:  每个部门都必须对所有有标签的资本进行清点 资产.

金融服务将在校园范围内进行标记资本资产的清查 每两年期至少一次，与部门工作人员一起核对库存.

各部门管理员将指派专人担任物业保管人 这个部门.

在盘点期间，工作人员会注意到物业清单上的例外情况，例如:

• 存货清单上的资产未找到;
• 已发现但未列入存货清单的资产;
• 不正确的描述或位置

报告结果的校园范围内的实物库存将由维护 金融服务.